LÃNG PHÍ VÀ GIAN LẬN TRONG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
Với tình hình dịch Covid ngày càng trầm trọng thì ngân sách tiền mặt của doanh nghiệp càng trở nên cạn kiệt, việc duy trì các hoạt động kinh doanh ngày càng trở nên khó khăn cho doanh nghiệp hơn bao giờ hết. Covid-19 là thời gian để DN nhìn nhận, kiểm soát lại các hoạt động bên trong DN, kiểm tra, rà soát lại các quy trình để cắt giảm các lãng phí, phát hiện và xử lý các gian lận bên trong doanh nghiệp.
Các lãng phí vẫn đang phát sinh trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nhưng một cách chủ quan doanh nghiệp chưa nhìn nhận và xem xét một cách nghiêm túc.
Lãng phí đó là những chi phí không chất lượng ( Non Quality Cost – NQC), không tạo ra các giá trị gia tăng, là những việc làm không mang lại kết quả.
Bằng việc tìm ra và thống kê các chi phí không chất lượng trong DN như: chi phí sản phẩm hỏng, chi phí liên quan đến hàng bán trả lại như: chi phí vận chuyển, chi phí bao bì, chi phí nhân viên xử lý hàng hư hỏng, trả lại, chi phí đặt hàng gấp, giá thành vượt định mức….chỉ với việc cắt giảm 10% chi phí không chất lượng trong tổng chi phí đã làm thay đổi đáng kể đến lợi nhuận và dòng tiền của DN.
Các lãng phí liên quan đến các hoạt động đầu tư, khai thác và bảo vệ các loại tài sản, công cụ dụng cụ đó là:
– Lãng phí trong điều hành
– Lãng phí phát sinh do nguồn nguyên liệu đầu vào kém phẩm chất.
– Lãng phí nguồn vốn chủ chốt trong DN
– Lãng phí cơ sở vật chất và các phương phục vụ sản xuất kinh doanh
– Lãng phí các tài sản, công cụ dụng cụ giá trị khác
– Lãng phí các phát sinh do các quy hoạch và bố trí mặt bằng không thuận tiện.
– Lãng phí phát sinh do thiết bị hư hỏng
– Lãng phí phát sinh do thiết bị ngưng lặt vặt
– Lãng phí do nguyên vật liệu đầu vào kém phẩm chất
– Lãng phí phát sinh do hội họp
– Lãng phí phát sinh do tăng thêm nhân sự trực tiếp
– Lãng phí phát sinh do mua phải những sản phẩm và máy móc kém chất lượng
Theo nguyên tắc MUDA, 7 nguyên nhân gây lãng phí trong doanh nghiệp đó là: sản phẩm hỏng, sản xuất dư thừa, vận chuyển, chi phí đặt hàng, hàng tồn kho, các thao tác trong quy trình làm việc….
Các gian lận phát sinh từ hệ thống vận hành, từ các bộ phận bên trong DN như:
- Gian lận phát sinh từ bộ phận nhân sự như: bộ phận kế toán không kiểm soát được các chi tiết trên bảng lương, không kiểm soát được nhân viên có làm việc hay không tại các cửa hàng chi nhánh..
- Gian lận phát sinh từ bộ phận kinh doanh như: Quản lý nhân viên kinh doanh chưa hiệu quả, chưa kiểm soát chi phí khuyến mãi, trưng bày, quảng cáo, chi phí tiếp khách, cộng tác của nhân viên kinh doanh, chưa kiểm soát hoa hồng từ các nhà cung cấp…
- Gian lận phát sinh từ bộ phận IT: Mua mới máy móc còn sử dụng được, mua máy móc kém chất lượng hư hỏng lặt vặt….
- Các gian lận phát sinh từ bộ phận mua hàng: báo giá nhà cung cấp không trung thực…
- Gian lận phát sinh từ bộ phận sản xuất: nguyên vật liệu dư thừa không nhập lại kho…
Để hạn chế gian lận, doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ: công cụ 5S ( sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẳn sàng) mà nhiều doanh nghiệp chỉ xem như là khẩu hiệu, thì nay doanh nghiệp có thể áp dụng để sàng lọc, sắp xếp lại mọi thứ. Từ nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa được phân loại, phân khu vực, được sắp xếp một cách khoa học dễ tìm kiếm, sạch sẽ trong văn phòng, khu vực làm việc, nhà kho, săn sóc những tài liệu, hồ sơ được quản lý một cách thông minh để dễ tra cứu, tìm kiếm…
Doanh nghiệp trở nên sẵn sàng trong hoạt động, việc tra cứu, tìm kiếm được nhanh chóng hơn, tạo ra giá trị nhiều hơn cho DN.
Và bằng công cụ 5 WHY, các team, nhóm trong DN có thể cùng nhau để trao đổi, thảo luận để có những hành động cụ thể để tìm ra đâu là những lãng phí của từng bộ phận phòng ban từ đó có những chiến lược để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
